KPI（Key Performance Indicator）とは、「重要業績評価指標」と訳されるビジネス用語です。
ビジネスシーンにおいてよく使われる言葉であり、目標を達成するために重要な考え方でもあります。
そこで、KPIはなぜ重視されるのか、具体的にどう設定すればいいのかをご紹介します。
目次
KPIとは？言葉の意味と設定するメリット
KPIは、組織やプロジェクトにおける目標達成までの途中経過を測る指標を指します。
組織やプロジェクトにおいて、最終的なゴールに到達するためには、いくつもの過程が存在します。それらの過程を見える化して評価することで、計画通りに目標は達成できそうなのか、ボトルネックは発生していないかがわかるようになります。そして、必要に応じて早期に対策を講じることが可能となります。
また、一つの組織やプロジェクトにおいて、KPIは一つに絞る必要はありません。複数のKPIを設定することで、どこに問題が発生しているかが分かりやすくなります。
ただし、関連性のない指標や過度に多くの指標を設定すると、最終的な目的からズレた行動をしたり逆に議論をおきくしたりする可能性があるため、注意が必要です。
KPIとKGIの違い｜最終目標と中間目標
KPIに似た指標として、KGI（Key Goal Indicator）があります。KGIは、「Goal」が入っているように組織やプロジェクトが達成すべき目標や成果を意味します。
この2つの違いを簡単に表現すると、KGIは「何を達成するか」であるのに対し、KPIは「その達成のためにどのように進めるか」を示す指標となります。
KPIとKGIを適切に設定して共有することで、組織全体の方向性を明確にし、効率的な目標達成を実現することができます。
KPIの設定方法と意識したい二つのフレームワーク
KPIを設定する際は、「SMART」モデルに従って目標を選ぶことが大切です。
- S（Specific）：明確で具体的であること
- M（Measurable）：数値で測ることができること
- A（Achievable）：時間や予算などを考慮した実現可能な目標であること
- R（Relevant）：組織全体のビジョンや目標に合った目標であること
- T（Time-bound）：達成までの期間が定められていること
また、目標達成までの取り組みと関連性を漏れなく段階化・ツリー化することで、見るべき指標に漏れがないか、本当に重要な指標は何かを整理しやすくすることも大切です（KPIツリー）。
こうした取り組みを行うことで、本当に重要な指標を過不足なく設定することができます。
KPIを使ったマネジメントの注意点
KPIを使って目標達成やスタッフのマネジメントを行うことで業務は効率化できますが、以下のような注意点もあります。
- 特定のKPIを盲目的に依存しすぎない
- データの品質を確保する
- KPIは定期的に見直す
それぞれ、解説します。
特定のKPIを盲目的に依存しすぎない
KPIは、特定のKPI達成に注目しすぎると逆に失敗することがあります。例えば販売数をKPIに設定した場合、販売数だけを追い求めて販売単価を下げてしまうと、最終的な売上は下がりやすくなります。
また、商談件数を増やそうと思って質の低い顧客ばかりを増やしてしまうと、成約に繋がらない商談ばかりが増えてクロージングに至らず、こちらも結果的に売上に繋がらない場合があります。
KPIはあくまでも中間指標であり、最終目標ではありません。そのため、そのほかのKPIとのバランスをうまくとりながらマネジメントしていくことが大切です。
データの品質を確保する
KPIは計測可能な指標を設定するべきです。ですが、誤ったデータや不正確な情報に基づいてKPIを評価すると、誤った判断や意思決定を導く可能性があります。
そのため、データ収集のプロセスやツール、システムの信頼性を確保することが必要です。
KPIは定期的に見直す
新しい技術や市場の変化、競合の戦略、顧客ニーズの変化など、ビジネス環境は常に変化しています。そのため、その時点でのビジネスのニーズや戦略に合わせて更新することが大切です。
また、KPIマネジメントを進めていくことで個人や組織の成熟度も向上していきます。それによって現状では低すぎたり他のKPIに注目した方がいい場合も考えられます。
さらに、長い間KPIが同じままだと、チーム全体のモチベーション低下や形式化してしまう場合もあります。
そのため、KPIは定期的に見直していきましょう。
部門におけるKPIの具体例まとめ
具体的なKPIは、部門によって異なります。そこで、部門ごとの具体的なKPIをご紹介します。
これからKPIを設定しようとしている人も、今のKPIの見直しをしようと考えている人も、ぜひ参考にしてみてください。
営業におけるKPI
営業は基本的に月間の売上や成約件数などがKGIとなります。そのため、KPIの具体例としては、以下のようなものが挙げられます。
- 新規獲得顧客数
- リピート率
- 営業活動数（訪問数、電話数など）
- 商談のクローズ率
- 平均取引額
新規・顧客それぞれの売上高や、商談件数、クローズ率、顧客一人当たりの平均売上などが代表的なKPIとして挙げられます。
商談件数が足りない場合は行動の量を増やし、クローズ率が低ければ資料やトークスクリプトを見直すなどして数字を高めていくことが大切です。
マーケティングにおけるKPI
マーケティングにおけるKGIは、企業や部門、手法によって異なることが多くなります。その上で、主なKPIには以下のようなものが挙げられます。
- 顧客獲得単価（CPA）
- コンバージョン率（CVR）
- ソーシャルメディアのエンゲージメント
- Eメール開封率・クリック率
- リード獲得数
- 商談化率
複数のマーケティング手法を活用している場合、それぞれで獲得単価やCVRを評価していくことになるでしょう。
また、獲得した顧客の質を評価するために商談化率や顧客生涯価値（LTV）をKPIに設定する場合もあります。
マーケティングは、toCビジネスかtoBビジネスか、店舗型なのかWEBサービスなのかなどによっても異なるので、業種に合わせて設定していくことが大切です。
バックオフィスにおけるKPI
バックオフィス（総務・経理など）は定量的に評価しにくいため、KPIの設定は少し難しくなります。
ただし、KPIを明確にすることでスタッフが目指すべき方向性や取り組むべきことが明確になるため、モチベーションの向上や生産性の向上に繋げやすくなります。
また、作業の効率性や質に注目するとKPIを設定しやすくなります。
バックオフィスにおける代表的なKPIは以下のようなものが挙げられます。
- 特定の業務における作業時間
- 特定の業務におけるミスの発生率
- 会社全体の業務効率・コスト削減の案出し
- 社内問い合わせの対応時間
部門としての業務効率化やコストの圧縮などをKPIに設定することで、会社全体の利益向上や生産性向上に繋げていくことが大切です。
まとめ
KPIを適切に設定して定期的に評価していくことで、目標達成は着実に近づいていきます。
また、KPIの考え方は部門全体としても個人としても同様であり、新入社員でも管理職の人でも同様です。もちろん、立場によって設定する項目は異なりますが、常にKPIを意識して取り組むことで、ビジネススキルも向上していきます。
うまく活用して、目標達成や評価の向上に努めていきましょう。
